Teletrabajo y residencia en el extranjero: cuidado con la fecha límite para mantener la afiliación a la seguridad social española

¿Es usted empresario en España y sus trabajadores teletrabajan a menudo desde sus casas en Francia o Portugal? Deben pedir expresamente el mantenimiento de su afiliación a la seguridad social española antes de la fecha límite. Les detallamos cuáles son los pasos que seguir, las personas afectadas por este régimen, los plazos…

A nivel europeo y en materia de seguridad social, como regla general, se aplica la legislación del lugar de empleo. El hecho para un trabajador de teletrabajar habitualmente desde su residencia en el extranjero puede tener un impacto sobre la legislación de la seguridad social aplicable e implicar una obligación para el empleador de afiliar al trabajador y de pagar las cotizaciones sociales correspondientes en su país de residencia.

De conformidad con los reglamentos europeos en la materia, cuando un trabajador efectúa al menos un 25% de su tiempo de trabajo en su país de residencia (equivaliendo a 1,25 días por semana), el empleador deberá cotizar en su país de residencia.

Antes de la pandemia, el caso de trabajadores transfronterizos realizando una parte importante de sus misiones en teletrabajo se encontraban limitadas. Esta modalidad de ejecución del contrato de trabajo no estaba prevista por los instrumentos jurídicos de coordinación.

Con la llegada de la pandemia, se aceleró el uso del teletrabajo por necesidad y las instituciones europeas suspendieron temporalmente la aplicación de la normativa relativa a la coordinación europea de sistemas de seguridad social para evitar un cambio intempestivo de la legislación que hubiese podido generarse por la situación de emergencia y de crisis a la cual empresas y trabajadores tenían que enfrentarse.

Sin embargo, dicha suspensión no podía ser permanente, ni tampoco se encontraba claramente definida. Tampoco tomaba en cuenta el recrudecimiento del teletrabajo en general, impulsado por numerosas empresas.

Un acuerdo-marco europeo creado para aclarar la situación

El 1 de julio de 2023 entró en vigor un acuerdo-marco europeo para esclarecer la situación (en adelante, el “Acuerdo”). Este último permite, por medio de una derogación temporal y bajo determinadas condiciones, a los trabajadores transfronterizos realizar un máximo de 2,5 días de teletrabajo desde su país de residencia, quedando sujetos a la legislación de la seguridad social de su país de empleo.

Este Acuerdo se aplica, en particular, a los trabajadores transfronterizos cubiertos por la legislación española de seguridad social cuyo lugar de residencia esté en Francia o Portugal, y cuyo empleador se encuentre en España.

Se aplicará durante 5 años.

Ha sido publicado en el BOE el pasado 4 de agosto.

¿A quién se aplica el Acuerdo?

El Acuerdo afecta a los trabajadores que realicen su actividad a distancia, siempre que su residencia se encuentre en un país que haya firmado dicho Acuerdo y trabaje para una o varias empresas cuya sede se encuentre en otro país firmante del Acuerdo.

Se aplica únicamente a los trabajadores; los autónomos quedan fuera del ámbito de aplicación del Acuerdo-marco.

Se entiende por “país de empleo” el lugar en el que se encuentra la sede social o centro de actividad de la sociedad que emplea al propio trabajador.

Se considera que un trabajador es transfronterizo si este viaja todos los días (o al menos una vez a la semana) al país de la empresa que le emplea, el cual debe compartir frontera con el país de residencia del trabajador.

El teletrabajo transfronterizo también se define como una actividad que puede realizarse desde cualquier lugar y que podría llevarse a cabo en los locales del empresario o en su centro de trabajo. Quedan excluidas las actividades de desarrollo empresarial o las realizadas en los locales del cliente.

¿Qué proporción de teletrabajo?

El Acuerdo se centra en los casos de teletrabajo recurrente. Así mismo, se excluyen los casos de teletrabajo ocasional (viajes de trabajo, hijos enfermos…) al igual que los casos de teletrabajo preponderante o integral.

¿A partir de qué fecha comienza a aplicarse?

El Acuerdo solo contempla las situaciones posteriores al 1 de julio de 2023.

Sin embargo, el Acuerdo tendrá efectos retroactivos a partir de esta misma fecha en los siguientes casos:

• Si durante el período mencionado, se pagaron cotizaciones de la seguridad social (o que el trabajador estaba cubierto de otra forma, por el régimen de la seguridad social del país en el cual el empresario tiene su sede social o realiza su actividad);
• Si durante el periodo que precede a la fecha en la que la solicitud fue introducida no sobrepasa los tres meses, o la solicitud fue presentada a más tardar, el 30 de junio de 2024 y el período que precede a la fecha a la cual la solicitud fue presentada no excede los doce meses.

Así, para una cobertura a partir del 1 de julio de 2023, la solicitud de exención puede presentarse hasta el 30 de junio de 2024.

¿Por cuánto tiempo?

La exención puede concederse por un máximo de 36 meses.

¿Qué países han firmado?

El 15 de septiembre, 19 países habían firmado el Acuerdo: Alemania, Austria, Bélgica, Croacia, Eslovaquia, Eslovenia, España, Finlandia, Francia, Liechtenstein, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, República Checa, Suecia y Suiza.

Otros países podrían adherirse más en adelante.

Italia y el Reino Unido no forman parte del Acuerdo.

¿Cuáles son los trámites?

El procedimiento consiste principalmente en solicitar el certificado A1. Este documento certifica el régimen de seguridad social aplicable al trabajador. El certificado permite al trabajador seguir cotizando en la seguridad social del país de origen sin tener que estar sujeto a la legislación del nuevo país donde reside, siempre y cuando se cumplan los requisitos del artículo 16 del Reglamento 833/2004/CE.

Este trámite puede ser realizado tanto por la empresa como por el propio trabajador.

En el caso de España, tendrá que presentarse la solicitud del certificado en el modelo TA-300 de forma telemática en la sede electrónica de la seguridad social española. Dicho organismo intercambiará información de forma electrónica con el otro país implicado cuando pueda darse por preconcedido el consentimiento del país de residencia. La institución competente del país cuya legislación sea aplicable expedirá el certificado A1. Dicha validez podrá ser prorrogable previa nueva solicitud.

Además del formulario expuesto, el trabajador tendrá que disponer de la tarjeta sanitaria europea en vigor para poder recibir asistencia sanitaria en el país en el que se encuentre.

Ejemplos

1. Un trabajador que vive en Portugal y trabaja en España, donde el empresario tiene su sede, y que trabaja un 70 % en España y teletrabaja un 30 % desde casa en Portugal, se encuentra afectado por el régimen del Acuerdo y puede acogerse a la excepción para seguir beneficiándose de la legislación española.
2. Un trabajador que vive en Francia y trabaja en España, donde la empresa tiene su sede, y que trabaja 3 días en España y teletrabaja 2 días en Francia en un espacio de coworking, se encuentra afectado por el régimen del Acuerdo y puede acogerse a la excepción para seguir beneficiándose de la legislación española.
3. Por el contrario, un trabajador que visita a clientes en Portugal durante 3 días a la semana, que trabaja para una empresa con sede en España y teletrabaja 2 días en su domicilio en Francia no estará cubierto por el Acuerdo, ya que no trabaja habitualmente en el país donde tiene su sede su empleador y que 3 países se encuentran implicados.

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Elodie Loriaud y Coline Montangerand