¿Necesita firmar actos y/o negocios jurídicos ante notario, pero no puede acudir a la notaría presencialmente? Desde hace unos meses, cabe la posibilidad en nuestro país de firmar a distancia y electrónicamente actos jurídicos, siempre que la notaría en la que se firme se haya adaptado a la nueva normativa que lo permite.
Gracias a la reciente promulgación de la Ley 11/2023 de 8 de mayo de 2023 de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de, entre otras, digitalización de actuaciones notariales¹, los notarios europeos, y por ende los notarios españoles, pueden prestar servicios en línea cuando los particulares o las empresas lo necesiten.
La normativa europea ya está transcrita en nuestra normativa nacional, así que las firmas a distancia son en teoría posibles. Sin embargo, en la práctica, las notarías están aún adaptando sus servicios a la firma electrónica y a distancia. Según nos han informado varios profesionales del sector del notariado, es solo a partir del mes de noviembre de 2023 que cabrá la posibilidad, tanto para las personas físicas como jurídicas, de firmar actos y negocios jurídicos electrónicamente ante notario, conservando plenamente la misma seguridad jurídica que cuando se firma presencialmente.
Para asegurar una firma electrónica que garantice suficiente seguridad jurídica, se deberá acceder a la plataforma digital que utilizan los notarios, el Portal Notarial del Ciudadano. Las partes podrán conectarse a través de esta plataforma por videoconferencia con el notario y proceder a la formalización de la documentación.
Actos unilaterales
El articulo 17 ter del Titulo IV de la ley establece una lista de todos los actos y negocios jurídicos que podrán ser otorgados y autorizados ante notario de manera electrónica. Por lo general, se trata de actos unilaterales y para los cuales firmar presencialmente no resulta imprescindible.
Por ejemplo, y eso simplificará de manera considerable la vida de muchos administradores o apoderados de sociedades sin tiempo para desplazarse a la notaría, los notarios permitirán firmar electrónicamente todos los actos jurídicos inherentes a la vida cotidiana de las sociedades, así como su constitución, el nombramiento y dimisión de sus administradores, las actas de junta general, los poderes mercantiles, los aumentos (únicamente bajo la forma de una aportación dineraria) y reducciones de capital así como cualquier modificación estatutaria (como los cambios de sede u objeto social), las disoluciones y liquidaciones de sociedades.
Poderes, conciliaciones, legitimación de firmas…
También podrán firmarse electrónicamente los poderes para pleitos y los poderes especiales, los testimonios de legitimación de firmas, las declaraciones de obra nueva (sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad), las divisiones de la propiedad horizontal, las constituciones de comunidades de vecinos, las conciliaciones y testamentos (para estos últimos, únicamente en caso de epidemia y de confinamiento).
En lo relativo al proceso de formalización de actos jurídicos por videoconferencia, el notario enseñará el documento al firmante con el fin de que pueda ejercer su derecho de lectura, además de la lectura alternativa realizada por el propio notario, y del asesoramiento que puede ofrecer sobre su contenido.
En caso de que el firmante (persona física o jurídica) no dispusiese de una firma electrónica, podrá obtenerla gratuitamente ante la administración pública.
Cabe destacar que esta novedad es una vía alternativa al sistema presencial tradicional y que siempre cabe la posibilidad de acudir a la notaría para proceder a la firma de dichos actos.
La promulgación de esta ley abre un nuevo capítulo en la historia del otorgamiento y autorización de actos y negocios jurídicos en España. El Consejo General del Notariado estima que en torno a 3,2 millones de documentos notarizados podrán firmarse electrónicamente.
M&B Abogados
¹ Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos.
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